Prečo vôbec dbať na kvalitný onboarding?

Predstavte si situáciu, že kupujete nový produkt, no nikto vám nevysvetlí, ako ho správne používať, aké sú jeho funkcie a ako ho zužitkovať na maximum. S veľkou pravdepodobnosťou sa u vás skôr či neskôr dostaví frustrácia z nenaplnených očakávaní. Podobne to funguje pri nástupe do zamestnania, kde kvalitný onboarding nie je len o podpísaní pracovnej zmluvy, prevzatí služobného notebooku a získaní prístupovej karty do budovy.

Ide o komplexný proces, ktorý formuje vzťah medzi firmou a zamestnancom od prvého momentu ich spolupráce a vytvára základ pre budúcu lojalitu. Podľa výskumu spoločnosti Glassdoor si spoločnosti s dobre nastaveným onboardingom udržia až o 82 % viac nových zamestnancov, zatiaľ čo štúdia Brandon Hall Group odhalila, že až 20 % fluktuácie nastáva počas prvých 45 dní po nástupe, pričom hlavným dôvodom takýchto odchodov je pocit nováčikov z toho, že sú stratení, nepripravení a nedocenení.

Čo stráca firma, ktorá onboarding zanedbáva?

Treba úprimne uznať, že kvalitný onboarding nie je lacný. Stojí totiž čas a vyžaduje si poctivú prípravu. Keď však zamestnávateľ podcení úvodné zaúčanie a adaptačný proces, zaplatí za to omnoho viac, pretože nespokojný nováčik nielenže nebude produktívny, ale zrejme aj odíde, a tak si náborový proces budete musieť zopakovať.

Nezvládnutý onboarding sa dá ale vyjadriť aj v peniazoch. Podľa analýzy Society for Human Resource Management sa finančné straty pri predčasnom odchode nového zamestnanca šplhajú k sumám, ktoré predstavujú 6 až 9 násobok jeho mesačnej mzdy, pričom v tomto sú zahrnuté náklady na nábor, inzeráty, čas strávený výberom, školenia a tiež stratenú produktivitu vznikajúcu počas obdobia, kým sa nenájde a nezapracuje náhradník.

Okrem merateľných ukazovateľov existuje aj menej hmatateľný, no o to negatívnejší aspekt problému, ktorým je dopad na morálku existujúcich tímov. Keď noví ľudia prichádzajú a odchádzajú ako „na bežiacom páse“, dlhodobí zamestnanci strácajú dôveru v organizáciu a jej vedenie, čo vytvára pocit nestability ohrozujúci celú firemnú kultúru a môže dokonca viesť k ďalšej vlne odchodov.

Digitálny onboarding ako malá revolúcia v adaptačných procesoch

V súčasnosti sa medzi poprednými svetovými zamestnávateľmi pozornosť upiera najmä na digitálny onboarding, ktorý predstavuje systematický prístup využívajúci moderné technológie na zefektívnenie a skvalitnenie procesu zapracovania nových členov tímu. Namiesto chaotického prvého dňa plného improvizácie dostávajú noví zamestnanci štruktúrovaný plán s jasnými úlohami, míľnikmi a prístup k všetkým potrebným informáciám, ktoré môžu využiť kedykoľvek a kdekoľvek, dokonca aj mimo pracovného času.

Digitálne platformy umožňujú získať významný predstih ešte pred oficiálnym začiatkom pracovného pomeru, keď môže nastupujúci kolega absolvovať nevyhnutné školenia, interaktívnou formou sa zoznámiť s firemnou kultúrou, hodnotami, očakávaniami či vyplniť administratívne dokumenty. Prvý deň v práci tak nie je o papierovaní a vypĺňaní formulárov, ale o skutočnom budovaní vzťahov s kolegami, spoznávaní pracovného prostredia a prvých praktických úlohách, ktoré prinášajú pocit užitočnosti.

Praktické príklady efektívneho digitálneho onboardingu

Interaktívne platformy s hernými prvkami sú prekvapivo účinným nástrojom, v rámci ktorého noví zamestnanci postupujú jednotlivými levelmi a získavajú body za absolvovanie školiacich modulov, čím sa proces učenia stáva okrem iného aj zábavnejším. Takýto prístup výrazne skracuje čas potrebný na dosiahnutie plnej produktivity a zároveň zvýšiť spokojnosť nových členov tímu, ktorí oceňujú štruktúrovanosť a jasné postupy pri svojom zapracovávaní.

Ďalším efektívnym riešením sú chatboty založené na umelej inteligencii, ktoré dokážu odpovedať na najčastejšie otázky nováčikov 24 hodín denne a 7 dní v týždni, pričom sa neustále učia z interakcií a dopĺňajú databázu odpovedí. Personálne oddelenie tak nemusí opakovať stále tie isté základné informácie a môže sa sústrediť na budovanie osobných vzťahov s novými členmi tímu, mentoring a riešenie komplexnejších situácií vyžadujúcich ľudský prístup, zatiaľ čo rutinné otázky typu „kde nájdem tlačivo na dovolenku" alebo „ako sa prihlásim do interného systému" vybaví automatizovaný asistent.

Video tutoriály v podobe mikročlánkov, kde každé video trvá maximálne tri až päť minút a zameriava sa na jednu konkrétnu úlohu alebo proces, sa tiež osvedčili ako výborný nástroj digitálneho onboardingu. Nový zamestnanec sa tak môže kedykoľvek vrátiť k informáciám, ktoré si potrebuje pripomenúť, a to bez toho aby mal pocit, že otravuje zaneprázdnených kolegov opakovanými otázkami.

Investícia, ktorá sa vráti

Digitálny onboarding síce nebýva lacný, no nemali by ste ho vnímať len ako výdavok, ale skôr ako strategickú investíciu do budúcnosti firmy. Stále totiž platí, že spokojní, dobre pripravení a motivovaní zamestnanci tvoria základ úspešnej spoločnosti schopnej konkurovať ostatným a držať krok s dobou. Napokon, často je to práve prvý dojem a skúsenosť z úvodných týždňov, čo rozhoduje o tom, či sa z nového kolegu stane oddaný člen tímu prispievajúci k rastu spoločnosti.